Wer einen durchgeplanten Alltag sein eigen nennt muss gut organisiert sein, um alle Aufgaben unter einen Hut zu kriegen. Aus eigener Erfahrung wissen wir: Das ist oftmals gar nicht so leicht. Wir von aXist setzen deshalb im Arbeitsalltag auf nützliche Tools, um die zur Verfügung stehende Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen. So kann man sich auch mal guten Gewissens eine Kaffeepause gönnen. 😉

Welche Tools bei uns besonders häufig in Gebrauch sind, dazu im Folgenden mehr.

Aufgaben zuweisen mit Trello

Nachdem wir lange auf der Suche nach einem funktionierenden Projektmanagement-Tool waren, sind wir dank eines Beitrags von t3n endlich fündig geworden.

Trello ist vor allem für interne Projektmanagement-Prozesse hervorragend geeignet, denn es können To-Do Listen für einzelne Mitarbeiter erstellt werden. Es wird ersichtlich, welcher Mitarbeiter gerade an welcher Aufgabe arbeitet, ob ein Task fertig gestellt wurde oder ob der Mitarbeiter möglicherweise eine Anmerkung hat. Für einzelne Aufgaben lassen sich sowohl Deadlines angeben, als auch vertiefende Erklärungen hinzufügen.

Trello überzeugt nicht nur durch viele nützliche Funktionen sondern punktet auch mit der Tatsache, dass eine App zur Verfügung steht und man so jederzeit via Tablet oder Smartphone Aufgaben hinzufügen und editieren kann. So sind alle Projektmitarbeiter zu jeder Zeit darüber auf dem Laufenden, welche Tasks bereits erledigt wurden und welche noch in der „Pipeline“ stehen.

Gerade für den Bereich Online-Marketing ist es hervorragend geeignet, denn wenn verschiedene Accounts sozialer Netzwerke und mehrere Blogs gemanaged werden, können hier den einzelnen Autoren Aufgaben übersichtlich zugewiesen werden.

Aber nicht nur für den internen Gebrauch, auch für die Zusammenarbeit mit Kunden nutzen wir Trello mittlerweile. So sind immer alle Parteien auf dem neuesten Stand, was aktuelle Projekte betrifft.

Redaktionspläne erstellen

Das Bloggen findet in vielen Unternehmen nur nebenbei statt. Das ist jedoch nicht zielführend, denn die Maßnahmen des Online-Marketings sind genauso zu planen wie die des klassischen Marketings. Ein Redaktionsplan dient nicht nur der Organisation, sondern sorgt auch  für einen Zeitgewinn, denn: So ist bereits vorab klar, über welches Thema an welchem Tag gebloggt wird. Wer gut plant, braucht nicht lange zu recherchieren, ist aber gleichzeitig flexibel genug, um auch aktuelle Themen zu berücksichtigen.

Für die Erstellung eines rudimentären Redaktionsplans reicht häufig schon ein Word- oder Excel-Dokument mit verschiedenen Spalten aus.

Sind mehrere Autoren am Schreib- und Veröffentlichungsprozess beteiligt, kann das schnell unübersichtlich werden. Wenn zudem auch der Chef oder ein Kunden einen Blick auf den Redaktionsplan werfen möchte sollte dieser natürlich möglichst professionell aussehen. Wir nutzen hierfür gerne das nützliche Tool „Edit Flow“.

Redaktionsplan erstellen mit Edit Flow

Edit Flow ist ein nützliches Redaktionsplan-PlugIn für WordPress und lässt sich praktischerweise direkt in das Backend einbinden. So ist es möglich, Artikel direkt innerhalb des CMS zu erstellen und zu managen. Toll ist, dass der Kalender mit dem Google Kalender und auch mit iCal synchronisiert werden kann, denn auf diese Weise hat man auch von unterwegs immer einen Überblick über erstellte und geplante Artikel.

Anhand eines Status kann festgelegt werden, welche Artikel überarbeitet werden müssen und welche bereits bereit zur Freigabe sind. Auch Themenvorschläge lassen sich hier hervorragend und übersichtlich sammeln und von mehreren Autoren, die sich im Rahmen eines Kommentarfelds direkt unter dem jeweiligen Aspekt austauschen können, verwalten.

Weitere nützliche Tools zur Erstellung von Redaktionsplänen finden Sie hier.

Beiträge planen mit Hootsuite

Wer mehrere Social Media Accounts verwaltet, findet in Hootsuite einen nützlichen Alltags-Begleiter.

Das Social Media Dashboard ist hervorragend dafür geeignet, mehrere soziale Netzwerke zu verwalten und Postings vorauszuplanen. In der kostenlosen Version können bis zu drei Accounts sozialer Profile verwaltet werden. Daneben stehen ein grundlegender Statistik-Bericht zur Verfügung sowie die rudimentären Funktionen der Nachrichten-Planung. Für den privaten Gebrauch ist der kostenlose Account hervorragend geeignet.

Als Unternehmen oder Agentur ist der Pro-Account, für 7,19 € pro Monat empfehlenswert, denn hiermit können bis zu  50 Accounts verwaltet werden.

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Quelle Beitragsbild: © donskarpo – time to save time concept clock – Item ID: 1852313 – http://photodune.net/item/time-to-save-time-concept-clock/1852313